1. Quién responde por tus datos
El responsable del tratamiento es La Matriz SAS (NIT 902051825), con domicilio en Bogotá D.C., Colombia. Puedes contactarnos para cualquier asunto de datos personales en lamatrizsas@gmail.com.
2. Qué datos tratamos y para qué
Recogemos únicamente lo que necesitamos para prestarte el servicio:
- Datos de tu cuenta:nombre, documento de identidad (cédula o NIT), correo y teléfono. Sirven para identificarte, darte acceso y enviarte avisos.
- Datos de uso:dirección IP, dispositivo y registros técnicos. Solo para seguridad y para corregir errores.
- Documentos que subes:soportes, comprobantes y archivos que adjuntas voluntariamente. Se guardan cifrados y privados.
Datos específicos que trata Kuantia:
- ·Documentos electrónicos DIAN (facturas, notas, nómina) y su CUFE.
- ·Extractos y movimientos bancarios.
- ·Datos de nómina de empleados.
- ·Identificación de clientes y proveedores.
3. Atención por WhatsApp e inteligencia artificial
Tenemos un solo número de WhatsApp para todo el grupo. Quien contesta ahí se llama Omni y es una inteligencia artificial nuestra, no una persona. Te lo decimos en el propio chat la primera vez que escribes, y en cualquier momento puedes pedir que te atienda un humano.
Qué procesamos de esa conversación.
El texto que escribes y también las notas de voz, fotos y documentos PDF que envías: los transcribimos o los leemos con modelos de inteligencia artificial para poder responderte. El archivo original queda guardado como soporte de lo que pediste.
Guardamos memoria de lo que hablamos.
Conservamos la conversación y lo que aprendemos de tus preferencias para no hacerte repetir todo cada vez. Esa memoria está atada a tu cuenta y la puedes consultar o pedir que la borremos igual que cualquier otro dato tuyo (sección 6).
La IA no decide sola sobre ti.
Cualquier acción que toque tus datos o tus servicios te pide confirmación expresa antes de ejecutarse, y las que tienen consecuencias serias las revisa una persona de nuestro equipo. No usamos esa conversación para tomar decisiones automatizadas que te afecten sin que tú lo sepas.
Quién más interviene.
WhatsApp es un servicio de Meta Platforms, que transporta los mensajes y actúa como encargada. Los proveedores de modelos de inteligencia artificial que usamos procesan el contenido únicamente para generar la respuesta, bajo contrato y sin poder usarlo para fines propios.
4. Las comunicaciones que te enviamos
Te escribimos por dos motivos distintos, y no se mezclan:
Avisos operativos.
Son los que tienen que ver con lo que ya tienes con nosotros: que vence un pago, que cambió el estado de una solicitud, algo de tu cuenta. Hacen parte del servicio y se envían mientras lo tengas activo.
Mensajes comerciales.
Novedades, planes y ofertas. Solo te llegan si lo autorizaste expresamente, y los apagas cuando quieras: responde BAJA por WhatsApp o cámbialo desde tu cuenta. La baja es inmediata y no afecta los avisos operativos.
Solo le escribimos a números y correos verificados por su propio titular. No compramos ni alquilamos bases de datos de contactos.
5. Cuando los datos son de otras personas (no tuyos)
Kuantia te permite registrar información de terceros (clientes, proveedores y empleados que aparecen en tus documentos contables). En esos casos los roles quedan así:
Tú eres el Responsable.
Eres tú quien decide qué datos de terceros cargar y con qué fin. Por eso tú debes tener la autorización de esas personas para tratarlos, y respondes ante ellas y ante la ley por ese permiso.
La Matriz SAS es el Encargado.
Nosotros solo procesamos y guardamos esos datos por instrucción tuya, para que la herramienta funcione. No los usamos para fines propios ni los cruzamos con otros clientes.
6. Tus derechos
Como titular de tus datos, en cualquier momento puedes:
- ·Conocer qué datos tuyos tenemos y cómo los usamos.
- ·Pedir que los actualicemos o corrijamos si están mal.
- ·Pedir que los eliminemos, salvo los que la ley nos obliga a conservar.
- ·Revocar la autorización que nos diste.
- ·Presentar una queja si crees que hicimos mal uso de ellos.
Para ejercerlos, escríbenos a lamatrizsas@gmail.com. Respondemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, como manda la ley.
7. Cuánto tiempo guardamos tus datos
Conservamos tus datos mientras tengas una cuenta activa. Cuando la cierras, eliminamos tu información personal, salvo la que la ley nos obliga a conservar (por ejemplo, los soportes contables, que por norma se guardan hasta diez años). Esos registros quedan bloqueados: se conservan solo para cumplir la ley, no se usan para nada más.
8. Cómo protegemos tus datos
Ciframos la información sensible, controlamos quién puede acceder a ella y aislamos los datos de cada cliente. Nuestros proveedores de infraestructura (que alojan y respaldan la información por nuestra cuenta) están obligados contractualmente a los mismos estándares.
9. Cookies y analítica
Usamos cookies propias estrictamente necesarias para mantener tu sesión iniciada y para que la plataforma funcione. Sin ellas no podrías usar tu cuenta.
Medimos el uso con una analítica propia: contamos visitas y rendimiento para mejorar el producto. No usamos redes de publicidad ni rastreadores de terceros, no construimos perfiles para venderte anuncios y no compartimos esa medición con nadie.
10. Cuándo compartimos datos
No vendemos ni alquilamos tus datos. Solo los compartimos en dos casos: (1) cuando una autoridad judicial competente lo ordena legalmente, y (2) con los proveedores de tecnología que necesitamos para operar (alojamiento, respaldo, envío de mensajes), que actúan como encargados bajo contrato y no pueden usarlos para otra cosa.
Esto no depende de tu plan. Muchos de nuestros servicios tienen un plan gratuito permanente. Que uses el plan gratis no significa que tu información sea la forma de pago ni nos autoriza a hacer con ella lo que queramos: cumplimos la Ley 1581 y respetamos estas mismas reglas para todos los planes, pagos o no.
11. Autoridad de control
Si consideras que no atendimos bien tu solicitud, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad colombiana de protección de datos personales, en www.sic.gov.co.